Mengelola Kas Kecil

Pengertian kas dalam arti luas tidak hanya meliputi uang kertas dan uang logam semata, tetapi juga mencakup cek, wesel dan order pembayaran. Semua bentuk kas tersebut sering disebut dengan istilah "benda kas". Sedangkan perngertian kas dalam arti sempit adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan uang logam.
Seorang sekretaris harus mengetahui seluk beluk pemanfaatan, dan pengelolaan benda-benda kas tersebut karena tidak jarang seorang sekretaris pada umumnya harus melakukan transaksi-tranksasi dengan menggunakan beberapa bentuk benda kas tersebut.

A. Pengertian dan Tujuan Kas Kecil
Kas kecil merupakan sejumlah uang tunai yang dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil atau bersifat mendadak.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam peti kecil atau cash register ataupun lemari besi di ruang kerja pemegang kas kecil.
Tujuan utama dibentuknya dana kas kecil adalah untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak secara tidak ekonomis dan tidak praktis.

B. Metode Pembukuan Kas Kecil
Di dalam pembukuan kas kecil dikenal dua metode, yaitu "metode imprest" dan "metode fluktuasi."
- Metode Imprest adalah metode pembukuan kas kecil di mana jumlah rekening kas kecil selalu tetap, dan setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tetapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya, kemudian pada waktu tertentu yang telah ditetapkan, atau apabila dana kas kecil habis, baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran tersebut.
Keuntungan dengan menerapkan metode imprest, selain menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil, juga menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
-Metode Fluktuasi adalah suatu metode pembukuan kas kecil dimana pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama..

C. Pembukuan Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan pihak yang berwenang (pimpinan). Di samping itu, setiap pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada peti kas (cash box)
Secara umum metode pembukuan kas kecil yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan adalah metode imprest. Pembukuan kas kecil dengan metode imprest biasa digunakan model buku kas kecil berkolom. Kolom-kolom dalam buku kas kecil berkolom ini, terdiri dari bagian-bagian khusus, yaitu :
1. Debet, berisi angka-angka yang menunjukkan jumlah pembentukkan kas kecil dan saldo (Uang sisa setelah dilakukan pengeluaran);
2. Tanggal transaksi;
3. Perkiraan;
4. Nomor bukti pengeluaran;
5. Jumlah pengeluaran;
6. Perincian dari jenis-jenis perkiraan besarnya pengeluaran untuk masing-masing jenis perkiraan.

Dikutip dari : Buku Sekretaris Profesional

Karangan : Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara

Penerbit Kanisius