Rapat

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, dan kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapat perhatian.

Apa dan bagaimana kaitan antara sekretaris dengan rapat??

Jawaban pertanyaan ini cukup jelas, yakni salah satu tugas khusus sekretaris adalah mengelola dan menyelenggarakan rapat, dan tugas khusus ini merupakan tugas intruksi dari pimpinan. Adapun tugas sekretaris sehubungan dengan rapat antara lain menyusun agenda rapat, membuat undangan, mempersiapkan rapat, dan membuat notula. Bahkan seorang sekretaris mungkin sekali diserahi pimpinan untuk memimpin suatu rapat. Oleh karena itu, sekretaris harus memiliki pemahaman dan keterampilan untuk mengelola rapat.
Hal-hal yang bersifat umum dan mendasar berkaitan dengan pengelolaan rapat, antara lain alasan atau pertimbangan diselenggarakan rapat, macam-macam rapat, syarat-syarat rapat, dan fasilitas rapat.

1. Alasan/Pertimbangan Rapat

Untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi organisasi, maka sebelum menyelenggarakan rapat terlebih dahulu harus dipikirkan dengan matang beberapa pertimbangan, seperti :

a. Apakah ada sesuatu yang perlu dibicarakan secara khusus?
b. Apakah bermanfaat bila rapat tersebut diadakan?

c. Apakah dengan melibatkan beberapa orang akan menyelesaikan persoalan atau justru akan membuat rumit persoalan?

d. Apakah semua anggota dalam organisasi perlu memiliki informasi dan persepsi yang sama mengenai suatu permasalahan tertentu?
e. Apakah penyelenggaraan rapat mampu atau bermanfaat untuk meningkatkan dan mengembangkan kerja sama?

Apabila jawaban atas sejumlah pertanyaan tersebut "ya" maka rapat bisa diselenggarakan. Rapat tidak perlu diadakan jika hanya menyangkut masalah yang dipandang sepele.

2. Macam-Macam Rapat
Ada berbagai macam rapat yang dapat diselenggarakan, seperti
a. Berdasarkan Tujuannya
Berdasarkan tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga macam :
1. Rapat untuk menyajikan berita atau informasi
2. Rapat untuk pemecahan masalah
3. Rapat untuk mengambil keputusan

b. Berdasarkan Perencanaannya
Berdasarkan Perencanaannya umumnya rapat dapat dibedakan menjadi:

1. Rapat Formal, yaitu rapat yang telah direncanakan sebelumnya, sehingga juga ada pemberitahuan kepada orang-orang yang diundang.

2. Rapat Informal, yaitu rapat yang diselenggarakan tanpa dipersiapkan terlebih dahulu, karena rapat ini membahas masalah-masalah yang mendadak ada.

c. Berdasarkan Periodisasi

Berdasarkan Periodisasi dapat dibedakan menjadi :

1. Rapat Berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu.

Misalnya: rapat koordinasi

2. Rapat Khusus, yaitu rapat yang diadakan di luar rapat berkala.

d. Berdasarkan Peserta

Berdasarkan pesertanya dapat dibedakan menjadi :

1. Rapat Vertikal, merupakan rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan

2. Rapat Horizontal, merupakan rapat yang diadakan antarpejabat yang sederajat.

e. berdasarkan Tingkat Urgensi

Berdasarkan tingkat urgensinya dapat dibedakan menjadi :

1. Rapat biasa, yaitu rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap masalah biasa.

2. Rapat penting, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk membahas hal-hal dan masalah-masalah yang dipandang penting bagi kemajuan lembaga, dan biasanya rapat ini akan menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak bagi anggota organisasi itu sendiri.

3. Syarat Rapat

Dalam kehidupan organisasi sering kita temui bahwa acara rapat merupakan acara yang paling menyiksa. Hal ini disebabkan, misalnya jam rapat sering molor, rapat sebagai ajang saling menjatuhkan antara anggota organisasi, rapat sebagai ajang aktualisasi diri tanpa tolenransi dan semacamnya. Oleh karena itu, rapat hendaknya dikelola dengan baik dan rapat dapat berjalan dengan baik bila :

a. Tepat waktu dalam memulai rapat.

b. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik.
c. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

d. Adanya partisipasi dari peserta rapat.

e. Bersifat terbuka, dalam arti bersedia menerima kritik dari peserta lain tanpa emosi, dan memberikan saran tanpa harus memaksakan saran tersebut.

f. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

g. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas lainnya.

h. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

i. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro kontra pendapat.

j. Selalu ada kesimpulan.

4. Fasilitas Rapat

Yang dimaksud fasilitas rapat di sini berkaitan dengan ruangan dan segala perlengkapannya. Dengan demikian, fasilitas rapat mencakup kondisi ruangan, perabotan ruangan, misalnya meja dan kursi, termasuk pengaturannya, sound system dan peralatan presentasi.

Dikutip dari : Buku Sekretaris Profesional

Karangan : Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara

Penerbit Kanisius